Auteur: Henk Vlootman
Henk Vlootman is directeur/eigenaar van Vlootman Consultancy B.V., een bedrijf dat zich sinds 1994 richt op het geven van Microsoft Office trainingen.

De afgelopen decennia zijn gekenmerkt door onrust in onze financiële wereld. Schandalen binnen bedrijven die creatief – zeg maar gerust frauduleus – met hun jaarcijfers zijn omgegaan, hebben (financiële) wonden in onze maatschappij achtergelaten. Als reactie hierop is het vakgebied financieel management veranderd. Een voorbeeld is het wettelijke kader. Veel landen omarmen tegenwoordig de IFRS als basis van de financiële verslaggeving. In Amerika – ‘We do things bigger’ – heerst bij beursgenoteerde bedrijven de Sarbanes Oxley Act terreur. Dit gaat wat betreft (financiële) verantwoording nog weer veel verder dan wat wij zijn gewend in Europa.

Ook blijkt in de praktijk – mede door het creatieve gecijfer - de financieel management gereedschapkist te zijn veranderd. (Operationeel) cashflow management bijvoorbeeld wordt steeds meer beschouwd als het baken voor een meetbare financiële toekomst. Ook ontstaan nieuwe meetlatten; naast vroegere kengetallen als bijvoorbeeld solvabiliteit – de relatie tussen eigen vermogen en totale vermogen – en het rendement op eigen vermogen wordt nu gesmeten met kreten zoals EBITDA, WACC, Economic Value Added, Balanced Score Card en andere, vaak Engelstalige, kreten. Goed, bureaus die zich richten op financieel management trainingen zijn niet ontevreden: er valt veel (bij) te scholen.

Financieel management kent van oudsher twee gezichten. Het eerste en het meest naar de buitenwereld gerichte gezicht is een retrospectieve blik. De getallen uit het verleden worden naar het heden toe belicht. Hoe staat het bedrijf in zijn totaliteit ervoor? Hoeveel winst (of verlies) is er het afgelopen jaar gemaakt? Zijn er in de afgelopen periode voldoende kasstromen gegenereerd? Het andere gezicht van financieel management is gericht op de toekomst. Is het bedrijf is staat om voldoende duurzame operationele kasstromen te genereren? Hoe moet het bedrijf worden gestuurd? Op strakke budgetten, of op inkrimping van voorraden? Of op beiden? Of andere factoren? Zijn de noodzakelijke of gewenste investeringen rendabel te maken? Er is wel degelijk een verband tussen beide kanten. Geen geld (in het verleden) is meestal geen investering (in de toekomst). Is de verhouding tussen eigen vermogen en vreemd vermogen (in het verleden) te veel uit balans, dan zijn (toekomstige) leningen moeilijk, zo niet onmogelijk. De verleiding om met getallen uit het verleden te sjoemelen, om zodoende financiële ruimte in de toekomst te creëren, is daarom groot.

Een ander bijkomend - maar niet onbelangrijk - fenomeen is de druk die er op de productie van cijfers is komen te staan. Onze wereld is kleiner geworden. De brief met postzegel is allang vervangen door een e-mail. Twee weken doorloop termijn is een half uurtje geworden. Ook de fysieke aanwezigheid van de manager is geen probleem. Expanderende bedrijfsnetwerken zorgen ervoor dat waar ook ter wereld de manager de beschikking heeft over zijn informatie. Ook de cijfers van het bedrijf staan daarmee onder druk. Het management wenst ‘de vinger aan de pols te houden’. Wat weer betekent dat ieder kengetal ieder gewenst moment ter beschikking dient te zijn. ‘Just in time’ management is belangrijk om snel te reageren en daarmee weer te kunnen overleven in een hectische zakenwereld. Scenario’s om de toekomst ‘te voorspellen’ en dus alert te kunnen handelen, gaan een steeds grotere rol binnen alle lagen van het management spelen.

En hier komt dan Excel, het rekenprogramma bij uitstek, binnen. Natuurlijk, hoe groter het bedrijf, hoe meer kans dat het eigen software voor de berekening van die cijfers laat maken. Maar dit is vaak duur en veel managers zijn in de loop der tijd gehuwd geraakt met het rekenprogramma. Wat wij, als trainingbureau in financieel management, vaak tegen komen zijn Excel bladen vergezelt met het verzoek deze te behandelen in een in-company training. De bladen behandelen vaak de twee gezichten van financieel management: op basis van historische gegevens wordt een inschatting gemaakt van de toekomstige verwachtingen. En vaak begint hier de ellende.

Ellende? Je kunt toch met Excel alles berekenen? Hoezo dan ellende? De kracht en de zwakte van Excel veroorzaakt deze ellende. Excel geeft de gebruiker alle ruimte om, naar eigen inzicht, de meest geweldige bouwwerken samen te stellen. Vaak is hier geen enkele discipline en logische structuur gebruikt. Men rotzooit letterlijk maar wat aan, want het bouwen van een praktisch model is nooit in een studie aan de orde geweest. In een volstrekt onleesbaar ‘bloemkool’ model* worden de cijfers waarop het bedrijf zijn – soms cruciale – beslissingen neemt, samengeraapt. Als een dergelijk blad dan ook nog is samengesteld door een medewerker, die tegen zijn manager zegt: ‘Kijk, hier typ ik de cijfers in en dan komt hier het antwoord te voorschijn’, dan steekt de manager zich in een wespennest. Persoonlijk wil ik best verantwoording dragen, maar niet over cijfers, waarvan ik niet weet hoe deze zijn samengesteld, laat staan hoe deze zijn berekend. Het blijft verbazingwekkend dat managers wel hun management informatie overal ter beschikking hebben en kennen, maar de toepassing van hun stuurmiddelen onvoldoende beheersen.

Excel is in populariteit in het moderne bedrijfsleven niet meer weg te denken. De meest fantastische – in positieve en negatieve zin – spreadsheets heb ik voorbij zien gaan. Er wordt zoveel door managers en hun medewerkers in Excel gedaan, dat ik het gevoel heb dat er een nieuwe vorm van management is ontstaan: management by spreadsheets.

Ik ga hier nu pleitten voor trainingen Excel. En wel voor managers en voor de medewerkers van managers. Niet een training Excel die de basis functionaliteit van Excel uitlegt, maar een training waar het basale lezen van een spreadsheet aan de orde komt. Een training waarbij gekeken wordt naar het bouwen van duurzame modellen. Waarin aandacht is voor de samenstelling van goede documentatie. Modellen waarin de genomen beslissingen gedragen worden door traceerbare en leesbare berekeningen. Modellen, die zelf werken en voorkomen dat managers iedere keer dezelfde handelingen - met alle kans op fouten - moet doen om aan zijn cijfers te komen. Kortom: een training waar wordt geleerd om de echte kracht van Excel uit te buiten. Een manager moet immers blijven managen en daartoe behoort niet het ‘fröbelen’ met cijfers.

Management by spreadsheets is een gegeven van deze tijd. Het is alleen jammer dat dit management gereedschap niet wordt gedragen door een goede en adequate kennis over spreadsheets.

*Een ‘bloemkool’ model bestaat bij voorkeur uit één blad, waar alle informatie is samengevoegd. Na verloop van tijd wordt naar behoefte extra gewenste functionaliteit ‘bijgebouwd’. Als een bloemkoolroos worden de gevraagde nieuwe functionaliteit ‘ergens in het blad geplakt’.

Advertentie

Opleiding & Carrière Magazine E-mail Service

Neem een abonnement...............

Opleiding & Carrière magazine in uw brievenbus

U aangeboden door toonaangevende opleidingsinstituten