Afspraak als leidraad

Het functionerings- en beoordelingsgesprek is een alom bekend gesprek in organisaties. Deze gesprekken kunnen niet zonder eerder gemaakte afspraken over zowel taken als doelen en vaak ook over competenties...

Een leidinggevende heeft de verantwoordelijkheid om doelstellingen van zijn afdeling of team te behalen. Door de dagelijkse manier van aansturen heeft hij daar vooral invloed op. Vaak hebben bedrijven ook een of meerdere formele momenten in een jaar waarop leidinggevenden spreken met hun medewerkers. Het functioneringsgesprek is daarvan de bekendste. Doel van het gesprek is dat door het maken van afspraken de kwaliteit van de werkinhoud, werkverhoudingen en werkomstandigheden verbeterd wordt. Voorwaarde voor een goed functioneringsgesprek is dat er een dialoog plaatsvindt tussen medewerker en leidinggevende, waarbij een actieve bijdrage van de medewerker wordt gevraagd. Het functioneringsgesprek is gericht op verbetering. Bij het beoordelingsgesprek gaat het, zoals de naam al zegt, om een oordeel. Het niveau, de prestaties en de ontwikkeling van de medewerkers beïnvloed je als leidinggevende door het geven van positieve en negatieve waardering over het functioneren van het afgelopen jaar.

 

Planningsgesprek


De doelen van bovengenoemde gesprekken behaal je als er afspraken zijn gemaakt met de medewerker. Het afsprakengesprek of planningsgesprek is een must. Een moment waarop leidinggevende en medewerker formeel met elkaar vastleggen waar de medewerker dit jaar aan gaat voldoen. Het betreft dan afspraken over de taken, doelen en competenties. De taken vragen om een goed functieprofiel, waarin beschreven is waar de medewerker voor aangenomen is. Door het doen van deze taken spreek je een bijdrage af aan het afdelingsplan dit jaar. Een volgende afspraak betreft de vraag: welke targets gaat de medewerker behalen? Het is belangrijk dat de afspraken zo helder en concreet mogelijk zijn.Onduidelijkheid over het te behalen resultaat geeft mogelijkheid tot onderhandeling tijdens het jaar. Het SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch of relevant, tijdgebonden)-zijn van een afspraak maakt dat zowel leidinggevende als medewerker het behaalde resultaat objectief kunnen beoordelen.

 

 

Competenties in de gesprekscylcus


Naast de harde targets dienen medewerkers steeds vaker ook beoordeeld te worden op de wijze waarop zij hun resultaat behaald hebben. De wijze waarop een medewerker zijn resultaten behaalt, is gekoppeld aan competentiemanagement. Door het invoeren van competenties of gedragscriteria in de HR-cyclus geven bedrijven aan wat voor elke functie effectief gedrag is. De ervaring leert dat het bespreken en beoordelen van competenties in een functioneringsgesprek of beoordelingsgesprek een ingewikkelde zaak is. Het betekent dat je als leidinggevende weet welk gedrag je wilt zien van je medewerkers. Dat je weet wat de wijze van werken is om de beste bijdrage aan het afdelingsplan te bewerkstelligen. De moeilijkheid begint al bij het maken van de afspraken in het planningsgesprek. Kon je voorheen af met het formuleren van harde targets, cijfers, nu ben je verplicht om te beschrijven welk gedrag je wilt zien. Dit brengt veel leidinggevenden tot de vraag: hoe maak ik met mijn mensen SMART-afspraken over competenties? Het is immers prettig als we beiden precies weten waar de medewerker het komende jaar voor gaat.

 

 

Wat is een competentie?


Een competentie is een waarneembare eigenschap in de vorm van kennis, kunde en motivatie die door haar uiting in gedrag bijdraagt tot succesvol functioneren. Het gedrag heeft een zodanig effect dat resultaten behaald worden. Om een duidelijk beeld van de competenties te krijgen en goed te weten wat je van je medewerkers wilt zien, kan je een aantal hulpmiddelen gebruiken. Allereerst is dat de definitie van de competentie en de daarbij vaak beschreven gedragskenmerken. Deze geven een helder kader aan wat de organisatie bedoelt met een competentie. De trend bestaat om de afspraken over een competentie ook SMART te willen formuleren. SMART zullen deze afspraken echter niet worden, omdat het moeilijk is om gedrag meetbaar te maken. Waarneembaar is gedrag daarentegen wel. Wanneer een leidinggevende afspraken maakt over competenties formuleer je deze dan ook SWART. Er zijn een aantal hulpvragen te stellen die je helpen om een helder beeld te krijgen van het concreet waarneembare gedrag van de competentie. De antwoorden op deze vragen helpen om SWART-afspraken te maken over competenties.

 

 

Welk gedrag mis je bij de medewerker? Wat laat hij niet zien?


Welk gedrag zie je bij een ideaal werkende medewerker? Wat is er specifiek voor dit gedrag?Wat is de kritische succesfactor van deze competentie? Wat is de situatie wanneer iemand dit gedrag zeker moet laten zien? Welk effect heeft dit concrete gedrag? Tot welk resultaat leidt het of waar draagt het toe bij?Is het gedrag ontwikkelbaar¬?Op welke wijze ontwikkelt de medewerker de competentie of nieuw gedrag? Wanneer laat hij dit zien?

 

De antwoorden op deze vragen helpen om SWART-afspraken te formuleren over competenties. Je vermijdt op deze manier subjectieve bewoordingen. In het planningsgesprek met de medewerker zorg je ervoor dat het huidige gedrag en het gewenste gedrag helder gepresenteerd wordt met concrete voorbeelden. En wat dit verschil in gedrag voor effect heeft op het werk, team of afdeling. Voor de medewerker is het dan duidelijk waarom deze ontwikkeling in competentie gewenst is.

Drs. Carolien Oostveen, trainer/consultant en drs. Hans van Dijk, senior trainer/consultant bij Horizon Training & Development.
Horizon Training & Development houdt zich bezig met het ontwikkelen en uitvoeren van persoons- en professiegerichte ontwikkelingstrajecten. De trainingen zijn gericht op het individu, de mens in zijn professionele omgeving. www.horizontraining.nl.