Loopbaangesprek: kort en krachtig

Door Drs. Rob Hogewoning
Interim manager, trainer en personal coach bij Boonstra & Hogewoning in Bussum

Loopbaangesprekken hebben doorgaans een sterk inventariserend karakter (vaak ook met uitgebreide formulieren) maar de uitkomsten zijn meestal zeer vrijblijvend. Geen wonder dat deze gespreksvorm na een flitsende introductie al snel als nodeloos verplichtend en tijdverspillend wordt ervaren.

 

Centraal thema loopbaangesprek


Ik ben op zoek gegaan naar een manier om bij een loopbaangesprek de inventarisatie maximaal te vereenvoudigen en bovendien uitkomsten te verkrijgen die tot daadwerkelijke keuzes dwingen. Al experimenterend ben ik op het volgende uitgekomen. Een loopbaangesprek heeft wat mij betreft slechts één centraal thema: blijft de medewerker zijn huidige functie voorzetten of vertrekt hij naar een andere functie (bij dezelfde of een andere werkgever)?

 

 

Afstemming onderzoeken


Het centrale thema wordt behandeld door de medewerker samen met zijn direct-leidinggevende na te laten gaan in hoeverre - binnen een te kiezen toekomstperiode - de individuele wensen en mogelijkheden van de medewerker kunnen worden afgestemd op de collectieve wensen en mogelijkheden van zijn organisatie(onderdeel). Hiervoor moeten 4 toekomstvragen concreet worden beantwoord

 

Ik doe dit aan de hand van een voorbeeld. Machinefabriek Hamerslag BV begint met loopbaangesprekken. Eén van hun medewerkers, Frits Bako werkt daar sinds 10 jaar als administrateur. Hij heeft zich met een Praktijkdiploma boekhouden geleidelijk opgewerkt tot senior binnen zijn organisatieonderdeel: de administratie.

 

De mogelijkheden van de medewerker


Dit is het groeipotentieel van Frits in termen van kennis en vaardigheden (of competenties). Frits is inhoudelijk sterk gebleken, heeft een ijzersterk geheugen, en kan nog veel meer kennis tot zich nemen. Hij is inhoudelijk vaardig, vooral in het ontdekken en oplossen van fouten. Qua relationele vaardigheden scoort hij gemiddeld ten opzichte van andere collega's. Trainingen op dit gebied (gesprekstechniek, communicatie, onderhandelen), volgde hij loyaal, maar daarbij werd geen nieuwe inspiratie blootgelegd.

De wensen van de medewerker


Dit zijn de reële ambities van Frits. Het gaat hierbij echter niet om andere functies die hij zou willen gaan doen (= de bekende benaderingsvalkuil), maar om de kennis en vaardigheden (of competenties) die hij graag (verder) wil ontwikkelen. De ambities zijn bovendien reëel omdat die uiteraard samenhangen met zijn feitelijke groeipotentieel. Frits wil vooral zijn bedrijfseconomische kennis verbreden (waar is de boekhouding uiteindelijk allemaal de weerslag van?), bij voorbeeld door de komende jaren in de avonduren zijn HEAO-BE te gaan halen.

 

 

De wensen van de organisatie


Dit is concrete richting van de administratie, afgeleid van de centrale bedrijfsdoelen van Hamerslag en de strategie om die doelen te bereiken. Het hoofddoel van Hamerslag voor het komende jaar is door wetenschappelijk geoptimaliseerde productieprocessen een 25% gunstiger prijs/kwaliteitsverhouding van hun eindproducten te realiseren. Voor de administratie betekent dit dat die veel nieuwe procesinformatie zal moeten gaan verzamelen die vervolgens geanalyseerd wordt met geavanceerde geautomatiseerde statistische software. Of dit reëel is hangt uiteraard samen met de functionele maakbaarheid van Hamerslag (zie hierna)

 

 

De mogelijkheden van de organisatie


Dit zijn alle voorziene functies voor het komende jaar (kwantitatief en kwalitatief, bezet en onbezet), die Hamerslag - en in het bijzonder de administratie - kan realiseren in het licht van zijn doelen en strategie. Concreet wordt voorzien dat door de efficiëntere bedrijfsprocessen uiteindelijk de helft van de oude administratieve functies kan verdwijnen en er twee statistische functies op Hbo-niveau zullen moeten bijkomen. De middelen om dit functionele veranderingproces te financieren zijn beschikbaar.

 

In hoeverre kan nu het een en ander op elkaar worden afgestemd? De richting van de administratie en de ambities van Frits hebben als overeenkomst dat beide betrekking hebben op meer kennis vergaren. De administratie echter op vooral een nieuwe specialistische manier (statistisch gebied) en Frits verbredend op het bedrijfseconomische vlak. Bij de voorziene functies is de komende jaren geen plek beschikbaar waarvoor HEAO-BE nodig is, noch bij administratie, noch elders binnen Hamerslag. De huidige seniorfunctie van Frits het komende jaar niet in gevaar, daarna kunnen hem echter geen harde garanties woorden gegeven.
Met Frits wordt uiteindelijk overeengekomen dat hij nog maximaal twee jaar bij Hamerslag blijft werken en dat dan zijn dienstverband wordt beëindigd. Ondertussen gaat hij zijn SPD doen, waarbij Hamerslag de helft van de tijd en de kosten voor haar rekening neemt. In het tweede jaar gaat Frits actief solliciteren om de overstap naar een andere grotere werkgever te kunnen maken.

 

Dimensies aanpassen


Het heeft geen enkele zin een loopbaangesprek te voeren als de eerdergenoemde afstemming niet kan worden onderzocht. Dat laatste is het geval als - om wat voor reden dan ook - op één of meer van de 4 toekomstvragen vragen geen concreet antwoord gegeven kan worden. Meestal geldt dit overigens voor de wensen en mogelijkheden van de organisatie. Er zijn twee manieren die hierbij soms kunnen helpen.
Kies een kortere uniforme tijddimensie voor de toekomstvragen, bij voorbeeld een half jaar in plaats van een jaar, waardoor alsnog alle 4 toekomstvragen concreet te beantwoorden zijn.
Kies een kleinere organisatiedimensie, bij voorbeeld een afdeling of zelfs een sectie in plaats van de organisatie als geheel. De meest extreme vorm hiervan is dat in plaats van de organisatie de huidige functie van de medewerker wordt gekozen. De wensen en mogelijkheden van de functie zijn dan de functierichting (bij voorbeeld meer automatisering) en het functiepotentieel (de mogelijkheden om de functie te verbreden en te verdiepen). Dan wordt het loopbaangesprek een …ontwikkelingsgesprek.