Beïnvloeden zonder Formele Macht

Door Drs. Anna T. de Boer
Directeur & oprichter van Effective Change Consultants, Den Haag

 

 

Effectief beïnvloeden begint bij jezelf


De eerste stap in het effectief beïnvloeden is het bepalen van je doel en het bepalen van de te beïnvloeden partij. Beïnvloeden heeft vervolgens sterk te maken met de manier waarop je denkt over de te beïnvloeden persoon of groep. De helft van het gewenste resultaat is al behaald als we de andere persoon kunnen zien als een potentiële partner, als iemand met mogelijkheden, ongeacht het feit of deze persoon misschien bepaalde kenmerken heeft die hem/haar misschien minder toegankelijk maken.

 

Onze eigen visie op mensen en zaken, onze normen, onze waarden, onze vooronderstellingen bepalen de instelling waarmee we op mensen en zaken afgaan, waarmee we onze talenten en capaciteiten inzetten, en hoe we onszelf profileren en blokkeren.
Effectief beïnvloeden van anderen begint dus bij jezelf, met een positieve vorm van zelfmanagement.

 

Gelijkwaardigheid en respect


Effectief beïnvloeden heeft te maken met het concept van gelijkwaardigheid en respect. Respect voor de ander, voor andermans standpunten, en een instelling van gelijkwaardigheid zowel naar superieuren als naar ondergeschikten toe. Afhankelijkheid is uit den boze, maar doordrukken is eveneens zelden een strategie die op de lange duur winst oplevert.

 

 

Gezamenlijke belangenbasis


Effectief beïnvloeden heeft te maken met het vinden of creëren van een gezamenlijke belangenbasis; het heeft te maken met het beginsel van wederkerigheid. Voor beide partijen moet er materiële dan wel immateriële winst in het voorruitzicht zijn, is het niet op korte termijn dan wel op lange termijn. Het is daarom belangrijk de wereld en de belangen respectievelijk de denkwereld van de ander zo goed mogelijk te doorgronden, om gerichter naar win-win situaties te kunnen streven.

 

 

Effectieve relaties

Effectief beïnvloeden is eveneens gebaat bij het onderhouden van effectieve relaties. In de zin van strategisch netwerken opbouwen en onderhouden, als wel in de zin van aandacht voor de ander in de eerste plaats, om daarna gericht te werken aan het behalen van het gestelde doel.
Hierbij zijn waarden als integriteit en betrouwbaarheid belangrijke bouwstenen.

 

In het volgende stuk vind je de beschrijving van het 4-A model, als strategie voor het uitoefenen van effectieve invloed. Deze strategie is een zeer bruikbaar handvat dat in iedere situatie gebruikt kan worden, op voorwaarde dat er positieve intenties aan ten grondslag liggen.

Invloed uitoefenen zonder formele macht

 

Het 4-A model

Om invloed uit (te kunnen) oefenen hebben wij gekozen voor vier invalshoeken die alle te maken hebben met eigen gedrag.
Hoewel er natuurlijk ook andere manieren zijn om naar invloed te kijken, via een meer structurele bril, (organisatiestructuur) hebben wij juist gekozen voor deze persoonlijke invalshoek omdat die voor iedereen herkenbaar, beschikbaar en bruikbaar is, onafhankelijk van "derden".

 

Achtereenvolgens zullen we de volgende vaardigheden beschreven worden:

  1. Aandacht geven
  2. Afstemmen op de ander
  3. Assertiviteit
  4. Alternatieven inzetten

 

I. Aandacht geven

Voor velen zal het bijna paradoxaal lijken om hiermee te beginnen terwijl het over beïnvloeding gaat. Toch is het noodzakelijk om onvoorwaardelijke aandacht te besteden aan diegene of datgene waarop men invloed wil uitoefenen. Kennis van zaken over de te beïnvloeden persoon of instantie is cruciaal om daar in een later stadium effectief gebruik van te maken. Bovendien zorgt het geven van aandacht ervoor dat de ander zich erkend en serieus genomen voelt. Er wordt gemakkelijker een goede relatie gelegd, een basis voor openheid en wederzijds vertrouwen, waardoor uw inhoudelijke boodschap in een later stadium geaccepteerd zal worden door de ander. Aandacht geven we het vooral door actief te luisteren en interesse te tonen voor de belangen en standpunten van de ander, zonder meteen in oordelen te vervallen. Met name bij controversiële standpunten en onderwerpen, is het verstandig om regelmatig samen te vatten, en door te vragen bij belangrijke onderwerpen. Houd uw eigen menig vooral achterwege, want dat vertroebelt onmiddellijk uw vaardigheid tot luisteren en tot het begrijpen van de achterliggende zorg van de ander.
Uw non-verbale communicatie is bij het aandacht geven aan de ander van groot belang.
Hieronder vallen o.a. een open luisterende houding, meebewegen met het verhaal van de ander, oogcontact houden. Bij personen of groepen waarmee we het op het eerste gezicht of op grond van voorkennis niet eens zijn, is het met name belangrijk om onze houding en ons gedrag open en positief te houden. Daarom is uw mentale attitude: willen luisteren en interesse willen tonen, bij dit onderdeel van beïnvloeding geboden. In gedrag: Luisteren, Samenvatten, Doorvragen

 

 

II. Afstemmen op de ander

Op het gebied van communicatie, media, radio, t.v., is het noodzakelijk om op de goede golflengte af te stemmen. Zowel om "berichten" te ontvangen als om berichten te "verzenden". Storing van welke aard dan ook belemmert het overdrachtsproces. Dat weten we allemaal in dit tijdperk van technologische communicatie.
In menselijke communicatie is het niet anders. Ieder mens heeft zijn eigen golflengte, zijn eigen manier van denken en handelen, vanuit zijn eigen vooronderstellingen over de wereld. Om de ander goed te begrijpen, en om 'dezelfde taal' te spreken, is afstemmen op de juiste golflengte dus van groot belang.

 

Een voorbeeld van een goede afstemming op de doelgroep vormt de strategie die gehanteerd werd door de Jezuïeten.
De Jezuïeten zijn bekend geworden vanwege de grote invloed die zij wisten uit te oefenen op de politiek, de economie, en niet te vergeten de "kerstening" van verscheidene volkeren. Naast de uitermate grote deskundigheid die hen werd toegeschreven, kenmerkten zij zich vooral doordat zij zich inleefden in de cultuur van de te bekeren bevolking. Door gebruik te maken van bestaande culturele gewoonten en bestaande beïnvloedingskanalen, wisten zij zich vaak snel een plaats te veroveren binnen zeer uiteenlopende gemeenschappen. Daarbij wisten ze de bevolking keer op keer te imponeren door het aanbod van technieken en materialen die een aantoonbare meerwaarde hadden voor - en aansloten bij - de plaatselijke bevolking en hun leefgewoonten.

Natuurlijk zijn het niet alleen de Jezuïeten die als voorbeeld kunnen worden aangehaald als het gaat om beïnvloeding. Wat bij de Jezuïeten en andere succesvolle mensen echter vooral gedemonstreerd wordt, is de kunst om eigen deskundigheid en vaardigheden af te stemmen op de behoefte, ofwel de golflengte van de andere partij. Technieken dienen aan te sluiten bij het "wereldbeeld" van de andere partij.

Hoe meer we ons afstemmen op de golflengte van de andere partij binnen welke transactie, adviessituatie of vriendschappelijke relatie dan ook, des te sneller zal er een basis voor beïnvloeding tot stand komen. Afstemming op de andere partij wordt ook wel 'matchen' genoemd.
Op vele manieren, qua taal, manier van spreken, soorten woorden, abstractieniveau, vooronderstellingen, overtuigingen, geloof, wereldbeeld, kan gematched worden.
Dit afstemmen of matchen, kan op verschillende niveaus plaatsvinden, zowel op micro-, meso- als macro-niveau.

vb. op microniveau:

  • spiegelen met je gesprekspartner;
  • wandelend stel dat met elkaar in de pas loopt;
  • bij diner of lunch hetzelfde soort menu/eten bestellen;
  • wijze en diepgang van onderlinge conversatie.

vb. op mesoniveau:

  • aanpak/procedures aansluiten bij de bestaande bedrijfscultuur;
  • dresscode binnen bepaalde bedrijven;

vb. op macroniveau:

  • bewapeningswedloop (ontwapening, ontwikkelingshulp);
  • vaststellen en accepteren van bepaalde quota binnen EEG-verband;

Afstemming op de andere (te beïnvloeden) partij vormt de basis voor verdere actie.

 

III. Assertiviteit

Met het geven van aandacht en het vervolgens afstemmen op de andere partij legt men de basis voor een uitstekende relatie. Om vervolgens gericht invloed uit te kunnen oefenen is meer nodig.
Er zal in het beïnvloedingsproces ergens een omslagmoment te herkennen zijn om de meer leidende rol op zich te nemen. Lagen de voorgaande fasen en vaardigheden meer op het vlak van de relatie en van het "volgen" van de ander, bij assertiviteit ligt de nadruk op zelf actie ondernemen, initiatief (over)nemen, leiding op zich nemen, eigen meningen en interpretaties ventileren, overtuigen, enthousiasmeren, interventies plegen etc.
Een heldere uitdrukkingsvaardigheid, duidelijk kunnen aangeven van eigen doelen, grenzen stellen, op anderen afstappen, en netwerken, zijn maar een aantal van de vaardigheden die onder het begrip assertiviteit vallen. Overtuigd zijn van je eigen boodschap, en die overtuigend en enthousiasmerend over het voetlicht brengen, zijn belangrijke vaardigheden in deze fase. Daarnaast is je interne motivatie even belangrijk: weten waarom je iets wilt, vanuit welke drijfveren, en deze ook kunnen benoemen.

 

 

IV. Alternatieven


Iedereen heeft nog wel een aantal karakteristieke kenmerken of vaardigheden die uiteindelijk ook functioneel kunnen zijn in het proces van beïnvloeden. Zoals het gebruik van humor (mits gedoseerd), pauzes bewust inlassen, het gebruik van metaforen, analogieën, en historische voorbeelden. 'Meesters in communicatie' kunnen flexibel omgaan met deze alternatieven, vanuit een zekere authenticiteit. Onze oud-minister Max van der Stoel was daar een goed voorbeeld van.
Ook valt hieronder de vaardigheid en de instelling om creatief om te gaan met belemmeringen, en blijven uitgaan van positieve vooronderstellingen. De gedachte: "er is altijd een weg" vormt de eerste uitdaging op dit gebied, samen met "there is no failure only feedback".
Daarnaast is het kunnen hanteren van het onderhandelingsmodel om een win-win situatie te bereiken, een uitermate handig middel om in conflictueuze situaties tot optimale resultaten te komen. De strategie van het omgekeerd interveniëren hoort hier ook onder als de situatie bijna onhaalbaar lijkt, alsmede het aanbieden van alternatieve ingangen of oplossingsrichtingen.

 

 

Volgorde belangrijk

Het is belangrijk om de 4-A strategie in deze volgorde aan te houden.
Het inzetten van de eerste twee A's zijn belangrijk om draagvlak te creëren, om belangrijke informatie in te winnen, en om een vertrouwensbasis te leggen. Daarna is het gemakkelijker om zelf aan bod te komen, je eigen deskundigheid te tonen, te enthousiasmeren en in te spelen op de ingewonnen informatie.

 

Bij de meeste mensen bestaat er aanleg en een voorkeur, ofwel voor de eerste twee A's, ofwel voor de derde en de vierde A's. Dat is het aardige van dit model, niet alles is nieuw, we hoeven alleen maar te werken aan de volgorde en de juiste dosering van de verschillende vaardigheden.